Privacyverklaring SchoolRegie

1. Wie zijn wij?

SchoolRegie wordt aangeboden door [juridische naam onderneming], gevestigd te [plaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer].

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van SchoolRegie kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Accountgegevens

• naam of weergavenaam;
• e-mailadres;
• functie of rol;
• organisatie en accountgegevens;
• gegevens die nodig zijn voor authenticatie en toegangsbeheer.

Simulatie- en assessmentgegevens

Tijdens een simulatie kunnen wij onder meer vastleggen:

• welke scenario's en gebeurtenissen zijn aangeboden;
• welke keuzes u heeft gemaakt;
• welke motivatie u bij een keuze heeft opgegeven;
• het verloop en resultaat van de simulatie;
• gegevens die nodig zijn voor het Executive Report en de bijbehorende certificering.

Deze gegevens worden vastgelegd om het verloop van een simulatie te kunnen reconstrueren, rapporteren en evalueren.

Technische en beveiligingsgegevens

Wij kunnen technische gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de dienst, zoals:

• IP-adres;
• tijdstip van toegang;
• technische loggegevens;
• authenticatie- en beveiligingsgegevens.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor onder meer:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• het leveren en onderhouden van SchoolRegie;
• het uitvoeren van crisissimulaties;
• het vastleggen van beslissingen en resultaten;
• het beschikbaar stellen van rapportages en certificaten;
• het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik;
• het ondersteunen van gebruikers;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De toepasselijke rechtsgrond hangt af van het doel van de verwerking en van de rol die SchoolRegie bij die verwerking heeft.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Bij het gebruik van SchoolRegie namens een schoolbestuur kan het schoolbestuur voor bepaalde persoonsgegevens optreden als verwerkingsverantwoordelijke en SchoolRegie als verwerker. Dit geldt met name voor persoonsgegevens die SchoolRegie namens het schoolbestuur verwerkt in het kader van simulaties, assessments en rapportages.

Voor andere verwerkingen, zoals bepaalde administratieve, beveiligings- of wettelijke verwerkingen, kan SchoolRegie zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn.

De precieze verantwoordelijkheidsverdeling wordt, waar van toepassing, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

5. Beslissingen, assessment en profilering

SchoolRegie registreert beslissingen en reflecties die tijdens een simulatie worden gemaakt. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om het verloop van de simulatie te analyseren en om een rapportage of certificering te genereren.

Wanneer SchoolRegie een persoonlijk profiel of beoordeling van het handelen tijdens een simulatie genereert, is dit bedoeld voor trainings-, leer- en reflectiedoeleinden.

Deze informatie wordt niet gebruikt voor geautomatiseerde personeelsbeslissingen, arbeidsrechtelijke beslissingen of andere beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante gevolgen voor de gebruiker.

6. Gebruik van AI

Binnen bepaalde onderdelen van SchoolRegie kunnen AI-ondersteunde functies beschikbaar zijn.

Wanneer een AI-functie wordt gebruikt, kan de noodzakelijke context van de actieve simulatie tijdelijk worden verwerkt door een externe AI-dienstverlener.

SchoolRegie streeft ernaar daarbij zo min mogelijk persoonsgegevens te gebruiken en alleen gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de betreffende functie. Voer daarom geen onnodige persoonsgegevens van leerlingen, ouders of medewerkers in vrije tekstvelden in.

AI-uitvoer wordt niet standaard als afzonderlijke bron van waarheid opgeslagen. Voor zover noodzakelijk voor reproduceerbaarheid en rapportage kunnen gegevens over de gebruikte kennisbron, context of verwerking worden vastgelegd.

[Beschrijf hier concreet welke AI-aanbieders worden gebruikt, welke gegevens zij ontvangen, waar verwerking plaatsvindt en welke waarborgen voor doorgifte gelden.]

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

SchoolRegie probeert persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Voor bepaalde diensten kan verwerking buiten de EER plaatsvinden. Als persoonsgegevens naar een derde land worden doorgegeven, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.

Meer informatie over onze leveranciers en eventuele internationale doorgiften vindt u in ons overzicht van subverwerkers.

8. Met welke partijen delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.

Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op:

• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• authenticatie- en beveiligingsdiensten;
• AI-dienstverleners;
• leveranciers die technische ondersteuning leveren.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens namens SchoolRegie verwerkt, maken wij passende afspraken over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.

Een actueel overzicht van relevante subverwerkers is beschikbaar via [link naar subverwerkerspagina].

9. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Voor verschillende categorieën gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde reden verdere bewaring vereist.

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

SchoolRegie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Afhankelijk van de betreffende verwerking maken wij onder meer gebruik van:

• versleutelde verbindingen;
• toegangs- en authenticatiecontroles;
• toegangsbeperking op databaseniveau;
• logging en monitoring;
• maatregelen voor veilige softwareontwikkeling;
• procedures voor beveiligingsincidenten.

De exacte beveiligingsmaatregelen worden afgestemd op de aard en risico's van de verwerking.

11. Cookies

SchoolRegie gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en applicatie, bijvoorbeeld voor authenticatie en beveiligde toegang.

Voor cookies of vergelijkbare technieken waarvoor toestemming is vereist, vragen wij vooraf toestemming.

Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in ons [cookiebeleid / link].

12. Uw rechten

Afhankelijk van de rol van SchoolRegie bij de betreffende verwerking heeft u onder de AVG onder meer recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer uw schoolbestuur de verwerkingsverantwoordelijke is, kan het nodig zijn dat u uw verzoek eerst bij uw eigen organisatie indient.

U kunt uw verzoek ook rechtstreeks aan SchoolRegie richten via: privacy@schoolregie.nl

Wij zullen uw verzoek beoordelen en, indien nodig, afstemmen met de betreffende verwerkingsverantwoordelijke.

13. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via privacy@schoolregie.nl.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: [datum]